Trong bối cảnh năng động của nền kinh tế hiện đại, việc tạo ra một môi trường văn phòng tối ưu phù hợp với mục đích và văn hóa của mỗi công ty là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Việc thiết lập các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng, cụ thể là tỷ lệ diện tích mét vuông/người (m2/người), đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy một không gian làm việc hiện đại, thoải mái, đáp ứng nhu cầu của nhân viên.

(Nguồn: ZIKZAK Architects)

1. Tỷ lệ diện tích chung tiêu chuẩn (m2/người)

Việc xác định diện tích văn phòng phù hợp cho mỗi người bao gồm công đoạn xem xét nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như phòng họp, khu vực tiếp tân và khu vực trưng bày. Một số tiêu chuẩn phổ biến trên thị trường có thể kể đến:

• Diện tích trung bình (5 – 6 m2/người): Thường được các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng.
• Tiết kiệm không gian và chi phí (3 – 4 m2/người): Nhằm mục đích tối ưu hóa không gian và giảm thiểu chi phí.
• Diện tích tiêu chuẩn (7 – 10 m2/người): Lý tưởng để nâng cao sự thoải mái và sáng tạo của nhân viên, đang được áp dụng tại các tòa nhà văn phòng hạng A.

Các nhà thầu đều nhận thức được công việc văn phòng bao gồm các hoạt động đa dạng, quy mô làm việc, vật dụng và các tính năng hỗ trợ là những yếu tố then chốt cần cân nhắc kỹ lưỡng trong giai đoạn thiết lập kế hoạch.

(Nguồn: UP2DATE architect)

2. 6 m2/người: Thừa hay Thiếu?

Thông thường, diện tích chỗ ngồi trung bình 6m2/người là tỷ lệ phổ biến trên thị trường Việt Nam, nhưng nếu chúng ta áp dụng vào trường hợp có 100 nhân lực, thì không gian 600m2 là không phải là một con số lý tưởng. Sự “đủ” vào lúc này lại phụ thuộc vào các yếu tố như mạng lưới văn phòng và nhu cầu cụ thể của lực lượng lao động.

(Nguồn: SB-ID)

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định diện tích văn phòng

Hãy cùng đi sâu vào sự phức tạp của việc xác định diện tích văn phòng bao gồm việc liệt kê các yếu tố quan trọng.

3.1. Quan điểm khách quan 

• Quyết định của lãnh đạo về tình hình kinh tế, yếu tố tiện nghi, hoặc hạng văn phòng.
• Lựa chọn phong cách thiết kế: công nghiệp, hiện đại, tối giản hay thân thiện với môi trường.
• Cấu hình không gian: mở hoặc phân vùng.
• Xem xét khả năng cung cấp ánh sáng tự nhiên và các phương án tùy chỉnh cho nhân viên.

3.2. Bản chất của công việc

• Tính chất công việc (sáng tạo hay có quy tắc).
• Teamwork năng động hoặc làm việc độc lập.
• Tần suất họp và nhu cầu với phòng private.
• Yêu cầu về khu vực training, nơi đón tiếp khách, chỗ để đồ.
• Cân nhắc về sự riêng tư, bao gồm xử lý âm thanh trong không gian làm việc mở.

3.3. Khía cạnh văn hóa

• Văn hóa công ty: trẻ trung, phóng khoáng, nghiêm túc hay riêng tư.
• Chú ý đến sức khỏe của nhân viên cũng như các khía cạnh bổ sung.

3.4. Ngân sách dài hạn

Phân bổ ngân sách tiền thuê, phí quản lý, tiện ích và khấu hao nội thất trong thời gian thuê (thường là 3-5 năm ở Việt Nam).

3.5. Tăng trưởng nguồn nhân lực dự kiến

Dự đoán sự phát triển trong tương lai về nguồn nhân lực và các bộ phận.

(Nguồn: Thien Thach Photo)

Để giải quyết sự phức tạp của việc xác định khu vực văn phòng, các doanh nghiệp nên tham khảo lời khuyên và ý kiến từ các chuyên gia. Các kiến trúc sư có chuyên môn cao của APES Design luôn sẵn sàng đưa ra những gợi ý và phương án thiết kế phù hợp nhất cho các công ty trong mỗi năm qua. Đội ngũ nhân viên đảm bảo rằng sự kết hợp hài hòa giữa chức năng, tính thẩm mỹ và sức khỏe của nhân viên tại nơi làm việc luôn là ưu tiên hàng đầu của công ty chúng tôi.