1. Thực trạng của layout thiết kế văn phòng ngày nay.

Trên thực tế không khó để bắt gặp những văn phòng được đầu tư chỉnh chu về mặt thẩm mỹ: màu sắc hài hòa, nội thất hiện đại, hay một không gian mở đầy cảm hứng. Tuy nhiên đằng sau sự chỉnh chu đó không ít các doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với những vấn đề quen thuộc:

• Nhân viên thiếu tập trung, giảm hiệu suất công việc
• Không gian luôn thiếu hoặc được sử dụng chưa đúng cách
• Tiếng ồn lan rộng trong toàn bộ văn phòng
• Dù là không gian mở nhưng các team vẫn phối hợp với nhau kém hiệu quả.
• Ánh sáng chưa được phân bổ hợp lý, gây chói hoặc thiếu sáng, ảnh hưởng đến sự thoải mái và hiệu suất làm việc.
• Bố trí chỗ ngồi chưa phù hợp với tính chất công việc, dẫn đến gián đoạn trong quá trình làm việc.
• Thiếu yếu tố cảnh quan (cây, tranh, ảnh,..) và không gian “nghỉ” khiến môi trường làm việc trở nên khô cứng, thiếu cảm hứng.

Theo nghiên cứu nhân viên trong môi trường ồn ào vừa làm giảm 66% năng suất làm việc vừa làm tăng 50% mức độ căng thẳng (Nguyễn Thái An, 2025). Những vấn đề này không nằm ở việc văn phòng “chưa đủ đẹp”, mà nằm ở một yếu tố sâu hơn là layout của văn phòng chưa phản ánh đúng cách mà doanh nghiệp vận hành. 

Tại APES, chúng tôi tin rằng thiết kế không gian làm việc không nên chỉ dừng lại ở tính thẩm mỹ. Một văn phòng thực sự hiệu quả cần hỗ trợ quy trình vận hành, khả năng cộng tác, sự tập trung và trải nghiệm của nhân viên một cách thiết thực. Hãy cùng APES tìm hiểu cách một chiến lược layout phù hợp có thể giải quyết những vấn đề này nhé!

2. Giải pháp cho doanh nghiệp.

Trong ngành thiết kế nội thất văn phòng hiện đại, layout không chỉ đơn giản là việc “sắp xếp bàn ghế” mà nó còn đóng vai trò như một bản đồ vận hành (operational map) của một doanh nghiệp. Hay nói một cách khác, khi nhìn vào layout của một văn phòng, bạn hiểu được cách một công ty vận hành. Để đánh giá layout văn phòng đã thực sự phù hợp với doanh nghiệp hay chưa cần trả lời các câu hỏi sau:

– Công việc chính của nhân viên là gì?

– Họ cần sự tập trung nhiều hơn hay sự tương tác nhiều hơn?

– Giao tiếp diễn ra theo nhóm nhỏ hay toàn bộ team?

– Luồng di chuyển diễn ra trong một ngày diễn là như nào?

 Để hiểu đúng về layout, chúng ta sẽ nhìn dưới 3 lớp logic:

• Đầu tiên là các công việc diễn ra hàng ngày (workflow) đây là lớp quan trọng tuy nhiên lại thường xuyên bị bỏ qua. Ví dụ, ở một công ty agency công việc của họ cần brainstorm liên tục do đó không gian cần ưu tiên cho các khu vực collaboration mở, linh hoạt. Thay vì những dãy bàn cố định, layout nên tạo điều kiện cho việc trao đổi nhanh, di chuyển tự do và kết nối giữa các team với nhau. Điều này cho thấy không tồn tại một layout nào “tối ưu cho tất cả” doanh nghiệp, mà mỗi thiết kế cần được xây dựng dựa trên cách doanh nghiệp vận hành mỗi ngày.
• Tiếp theo đó là hành vi sử dụng không gian, không gian không chỉ phục vụ công việc mà còn phục vụ cách con người tương tác trong môi trường làm việc. Để hiểu rõ về logic này thì doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi như:

o   Nhân viên có xu hướng trao đổi nhanh hay họp dài?

o   Họ thích làm việc cố định hay linh hoạt?

o   Họ di chuyển nhiều trong ngày không?

• Cuối cùng sau khi hiểu hết về workflow cũng như thói quen của doanh nghiệp, phần không gian mới thật sự có ý nghĩa. Khi chia space trong môi trường làm việc cần trả lời các câu hỏi sau:

o   Dành bao nhiêu % cho khu vực tập trung?

o   Bao nhiêu % cho collaboration?

o   Cần booth riêng cho cuộc gọi không?

Không gian lúc này không còn chỉ là “thiết kế đẹp” mà còn là bài toán về hiệu năng trong môi trường làm việc.

3. Case Study tại APES: Khi layout gắn với vận hành thực tế.

Trong dự án Ngân hàng Công thương Trung Quốc – chi nhánh Hà Nội từ bộ nhận diện thương hiệu của chủ đầu tư là sự giao thoa giữa truyền thống và hiện đại. Tinh thần này được chuyển hóa và định hướng thiết kế của chúng tôi: kiến tạo ra một không gian vừa mang đậm chất Châu Á vừa đáp ứng được tiêu chuẩn vận hành quốc tế.

( Ngân hàng Công thương Trung Quốc – Chi nhánh Hà Nội – nguồn ảnh: Nguyen Thai Thach – Thien Thach photo)

Vì là môi trường ngân hàng nên bài toán mà APES cần giải quyết là sự yêu cầu về tính riêng tư và độ chính xác. Đồng thời kết hợp giữa không gian mở và khu vực chức năng mà vẫn đảm bảo sự tập trung và trao đổi hiệu quả. Không gian ngân hàng không chỉ cần đẹp và chuyên nghiệp mà cần kiểm soát tốt “chất lượng giao tiếp”.

Với trường hợp này APES đã đưa ra giải pháp về layout như sau:

– Phân tách rõ giữa các khu làm việc, khu họp và trao đổi riêng.

( Ngân hàng Công thương Trung Quốc – Chi nhánh Hà Nội – nguồn ảnh: Nguyen Thai Thach – Thien Thach photo)

( Ngân hàng Công thương Trung Quốc – Chi nhánh Hà Nội – nguồn ảnh: Nguyen Thai Thach – Thien Thach photo)

– Tích hợp giải pháp tường, vách nan gỗ và trần tiêu âm để kiểm soát được âm lượng, âm thanh, cũng như giảm âm thanh nhiễu trong không gian mở.

( Ngân hàng Công thương Trung Quốc – Chi nhánh Hà Nội – nguồn ảnh: Nguyen Thai Thach – Thien Thach photo)

Nhờ vào đó APES đã tạo ra một không gian làm việc được cải thiện rõ rệt về khả năng tập trung, song vẫn tăng cường tần suất trao đổi nội bộ cũng như đảm bảo tính bảo mật trong môi trường tài chính. Một layout hiệu quả không bắt đầu từ bản vẽ, mà bắt đầu từ cách doanh nghiệp vận hành mỗi ngày.