LỢI ÍCH CỦA LÀM VIỆC TỪ XA VÀ GIẢI PHÁP THIẾT KẾ VĂN PHÒNG PHÙ HỢP

Remote working hay còn được gọi là làm việc từ xa được biết đến là phong cách làm việc linh hoạt, có thể làm việc bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Làm việc từ xa được nhiều nước Châu Âu và Mỹ áp dụng từ sớm và đây dự kiến sẽ là xu hướng làm việc của tương lai. Trước tình hình dịch Covid-19 lan nhanh đột ngột buộc các doanh nghiệp cân nhắc và tiếp cận phương pháp làm việc từ xa như là giải pháp nhanh chóng và hiệu quá nhất trong hoàn cảnh hiện tại.

Vậy làm việc từ xa là gì và có ưu nhược điểm như thế nào?

Ưu điểm của làm việc từ xa

Đối với nhân viên, làm việc tại nhà được xem là cách giúp họ cân bằng công việc và cuộc sống. Thay vì coi văn phòng là nơi duy nhất để làm việc, làm việc từ xa mở đường cho nhân viên được làm việc tại bất cứ nơi nào họ muốn dựa trên cân nhắc giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Tiết kiệm thời gian đi lại, chủ động thời gian làm việc cho phép họ có thời gian và chủ động trong việc lên kế hoạch cân bằng cuộc sống và công việc. Nhiều nghiên cứu chỉ ra làm việc từ xa khiến nhân viên hạnh phúc và gắn bó với công việc hơn. Theo báo cáo của Gallup’s State of the American Workplace, nhân viên có xu hướng gắn bó với công việc hơn khi có từ 3 – 4 ngày làm việc ngoài văn phòng. Khi được làm việc ở xa, nhân viên có nhiều tự do lựa chọn khung giờ làm việc tối ưu cũng như vị trí làm việc phù hợp nhất với mình.  Không phải bó buộc tại văn phòng trong những khoảng thời gian nhất định, không phải vội vã ăn trưa hay tan làm đón con, làm việc tại nhà đem lại môi trường thoải mái cho nhân viên, giảm áp lực, tinh thần thoải mái nhờ đó hiệu suất công việc tốt hơn. Làm việc từ xa còn cho thấy hiệu quả qua việc cải thiện số ngày nghỉ ốm của nhân viên. Một số nhân viên còn tận dụng thời gian để tham gia các khóa nâng cao sức khỏe tại phòng Gym và phòng Yoga hay tham gia câu lạc bộ chạy bộ để. Kết hợp với phong cách làm việc từ xa, một số doanh nghiệp sẽ thiết kế văn phòng sáng tạo, thoải mái để duy trì năng lượng tích cực và tinh thần làm việc hăng hái của nhân viên.

THIẾT KẾ VĂN PHÒNG THEO MÔ HÌNH AGILE WORKING CỦA UNILEVER
Thiết kế văn phòng sáng tạo, thoải mái để duy trì năng lượng tích cực và tinh thần làm việc hăng hái của nhân viên, nhưng vẫn đảm bảo khoảng cách an toàn

Đối với doanh nghiệp, dù việc làm từ xa còn khá mới mẻ, nhưng có thể nhận thấy nhiều lợi ích của hình thức làm việc này. Nhân viên tiết kiệm thời gian chuẩn bị, di chuyển đến văn phòng, nhờ đó tăng thêm quỹ thời gian của họ để tập trung vào công việc và cân bằng cuộc sống. Theo một nghiên cứu do đại học Stanford thực hiện trong 2 năm đối với nhóm 500 nhân viên được chia thành hai nhóm, một nhóm làm việc tại nhà, một nhóm làm việc tại văn phòng, kết quả cho thấy nhóm làm việc tại nhà không chỉ cho hiệu suất làm việc tương đương mà còn có số ngày nghỉ ốm ít hơn và tỷ lệ nghỉ việc giảm 50%.

Cũng trong cùng nghiên cứu trên của đại học Stanford, kết quả cho thấy công ty có nhân viên làm việc từ xa tiết kiệm được 2,000$/nhân viên nhờ sự linh hoạt trong việc sử dụng không gian. Qua đó, có thể thấy, làm việc từ xa là một lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp khi giảm chi phí vận hành thông qua tối ưu hóa diện tích  hoặc nhờ sở hữu thiết kế văn phòng linh hoạt có hiệu suất không gian tối ưu. Ứng dụng vào thực tiễn, nhiều doanh nghiệp muốn tận dụng ưu điểm của làm việc từ xa thông qua thiết kế văn phòng đa dạng không gian. Một văn phòng sở hữu nhiều không gian có thiết kế đa dạng để nhân viên có thêm nhiều lựa chọn, đồng thời giữ được tinh thần thoải mái cho nhân viên ngay cả khi làm việc tại văn phòng.

THIẾT KẾ VĂN PHÒNG THEO MÔ HÌNH AGILE WORKING CỦA UNILEVER
Văn phòng Unilever sở hữu nhiều không gian có thiết kế đa dạng để nhân viên có thêm nhiều lựa chọn, giữ được tinh thần thoải mái cho nhân viên ngay cả khi làm việc tại văn phòng

Giải pháp làm việc từ xa hiệu quả

Trước diễn biến phức tạp và khó lường của tình hình dịch bệnh, với giải pháp cách ly xã hội (Social Distancing) áp dụng trên toàn quốc nhằm kéo dãn đỉnh dịch (Flatten The Curve) nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang hình thức làm việc tại nhà xen kẽ làm việc tại văn phòng. Làm việc từ xa được xem là giải pháp nhanh chóng, cần thiết và tối ưu nhất đối với các doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hiệu quả của công việc, mỗi doanh nghiệp cần tập trung giải quyết một số vấn đề như: hệ thống IT để liên lạc, luyện tập làm việc phối hợp từ xa và lên kế hoạch tối ưu hiệu suất làm việc tại văn phòng khi có thể.

THIẾT KẾ VĂN PHÒNG THEO MÔ HÌNH AGILE WORKING CỦA UNILEVER

Các công ty cần lựa chọn hoặc xây dựng hệ thống công cụ làm việc từ xa phù hợp nhất. Một số công ty sử dụng phương tiện liên lạc phổ biến như Google Hangout, Zoom, Skype … một số công ty vì vấn đề bảo mật và sự thuận tiện trong làm việc sẽ có hệ thống IT riêng. Cần đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và tương thích với các thiết bị mà nhân viên đang sử dụng. Không quên hướng dẫn chi tiết cách thức hoạt động và sử dụng của hệ thống cho nhân viên để đảm bảo công việc luôn được hoạt động liền mạch, không bị gián đoạn.

Sau khi đảm bảo hệ thống liên lạc, điều quan trọng không kém đó là phân công, quy trình liên lạc và làm việc giữa các nhân viên, bộ phận và các cấp. Một quy trình hướng dẫn chi tiết khi làm việc từ xa nên được cân nhắc để nhân viên có thể nắm bắt. Trong thời gian này, sự quan tâm, theo dõi tiến độ và cách thức làm việc của nhân viên từ cấp lãnh đạo sẽ rất cần thiết. Không chỉ đảm bảo hiệu suất và tính hoàn thành của công việc, sự quan tâm từ cấp trên còn giúp nhân viên đi đúng hướng, được hỗ trợ hết mình từ công ty. Nhờ đó duy trì hiệu quả công việc tương đương với khi làm việc tại văn phòng.

Bên cạnh đó, cần chuẩn bị kế hoạt hoạt động và tối ưu hóa việc sắp xếp công việc cho nhân viên khi nhân viên có mặt ở văn phòng. Tính toán việc luân phiên có mặt tại văn phòng của nhân viên sao cho giải quyết được những công việc cấp bách, yêu cầu gặp mặt trực tiếp qua đó hiệu quả công việc được giữ nguyên. Những lúc này thiết kế văn phòng mở, linh hoạt có nhiều lợi thế vì giúp nhân viên không cảm thấy quá khác biệt giữa ở nhà và làm việc tại văn phòng. Đồng thời những không gian sinh hoạt chung, phòng thư giãn…trong thiết kế văn phòng là nơi lý tưởng để các cấp quản lý gặp gỡ, chia sẻ, hỗ trợ nhân viên, đảm bảo không ai có cảm giác bị bỏ rơi hay thiết kết nối với doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *